Gedragscode ter zake van de privacy van onze donateurs.

Brooke-NL is een charitatieve organisatie die fondsen werft in Nederland en Belgie. Wij zijn een kleine organisatie – momenteel drie medewerkers – met lage kosten. Brooke-NL ondersteunt financieel de werkzaamheden van de Egyptische Brooke-organisatie, die zich inzet ter leniging van de ellende van werkpaarden en ezels in Egypte. Daarnaast doneert Brooke-NL een deel van de geworven fondsen aan de Engelse Brooke-organisatie, die deze gelden zonder aftrek van kosten overmaakt naar Brooke-werkzaamheden in verschillende landen. (Momenteel zijn dat India en Pakistan).

Onze gedragsregels ter zake van de privacy van de donateurs zijn gebaseerd op waardering voor onze donateurs, respect voor de privacy van onze donateurs en zorgvuldigheid bij het hanteren van de persoonsgegevens. 

1. Waardering voor onze donateurs.
De Brooke-organisatie in Egypte heeft ongeveer 200 medewerkers – dierenartsen, verzorgers en voorlichters – en werkt met 7 vaste en 27 mobiele klinieken. Deze organisatie is financieel afhankelijk van de giften van onze Nederlandse donateurs. Daarvan zijn wij ons dagelijks bewust, en daarvoor zijn wij dankbaar.
Verder krijgen wij veel persoonlijke reacties op onze halfjaarlijkse nieuwsbrieven. Hieruit blijkt dat onze donateurs zich verbonden voelen met ons werk. Dit is voor ons een grote stimulans.

2. Respect voor de privacy van onze donateurs.
Wanneer u zich aanmeldt als donateur, verwerken wij uw gegevens in ons beveiligde donateursbestand. U krijgt gelijktijdig een donateurnummer dat u kunt gebruiken wanneer u schriftelijk of mondeling contact met ons opneemt. Tevens kunt u de optie aankruisen of u wel/niet middels onze halfjaarlijkse nieuwsbrief op de hoogte gehouden wilt worden van het wel en wee uit de dierenkliniekcentra in het veld. (Desgewenst kan toezending van de nieuwsbrief op ieder moment worden stopgezet).
Het donateursbestand is de basis voor onze donateursadministratie. Via de donateursadministratie worden de financiële bijdragen van de donateurs geregistreerd, zodat de inkomsten van Brooke-NL te allen tijde kunnen worden verantwoord, gecontroleerd en naar u teruggekoppeld. De postadressen van onze donateurs worden voornamelijk gebruikt om onze halfjaarlijkse nieuwsbrief toe te zenden. Bij deze zending voegen wij een overschrijvingsformulier dat kan worden gebruikt om een gift over te maken. Wij waarderen persoonlijk contact met onze donateurs. Wij zijn echter terughoudend om onzerzijds daartoe via telefoon of e-mail het initiatief te nemen. Uiteraard beantwoorden wij graag eenieder die contact met ons opneemt.
Veel donateurs hebben ons een periodieke automatische incasso toegestaan voor een bedrag dat zij zelf hebben vastgesteld. Daartoe maken we gebruik van het bankrekeningnummer.
Het donateursbestand en de donateursadministratie worden ook gebruikt als beleidsinstrument. Ze dienen als thermometer om te bekijken hoe onze stichting er voor staat, hoe we het in het verleden hebben gedaan en wat we mogen verwachten voor de toekomst.
Onze donateurs kunnen op elk moment contact met ons opnemen voor inzage, aanpassing en verwijdering van hun persoonlijke gegevens.

3. Zorgvuldigheid bij het hanteren van persoonsgegevens.
Wij beschouwen het donateurschap als een vertrouwensband met onze stichting. Wij voelen het als een plicht om zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens die u ons heeft toevertrouwd.

Ons donateursbestand is beveiligd op zodanige wijze dat toegang is voorbehouden aan onze daartoe bevoegde stafmedewekers en IT-specialist.
Bij registratie, invoer en wijziging van persoonsgegevens wordt het staflid dat de handeling heeft verricht, altijd gecheckt door een tweede staflid. Bij twijfel van de twee betrokkenen wordt een derde persoon geraadpleegd.
Het donateursbestand of gegevens daaruit worden onder geen enkele vorm of voorwaarde ter beschikking gesteld aan derden.
Voor de verzending van grote partijen poststukken, zoals onze nieuwsbrief, maken wij gebruik van de diensten van een verzendhuis dat een geheimhoudingsverklaring heeft getekend en een privacygarantie geeft.
Bij het verwerken van een automatische incasso wordt het staflid dat de handeling heeft verricht altijd gecheckt door een tweede persoon. Bij twijfel van de twee betrokkenen wordt een derde persoon geraadpleegd.
Wij vragen regelmatig aan onze donateurs om er op attent te zijn dat de juiste persoonsgegevens in ons donateursbestand geregistreerd staan, en om wijzigingen door te geven. 

Verwijdering van persoonsgegevens 
De persoonsgegevens uit het donateursbestand blijven vaak hun belang houden na een beëindiging van het donateurschap. Enkele voorbeelden: wegens velerlei omstandigheden kan een donateurschap worden opgezegd, om later weer te worden hernieuwd; bij gewijzigde familieomstandigheden wordt het donateurschap soms tijdelijk onderbroken; soms ontvangen wij lang na het overlijden het bericht dat een donateur ons in zijn/haar nalatenschap heeft bedacht. Daarom houden wij de persoonsgegevens nog enige tijd in ons bestand na beëindiging van het donateurschap, via opzegging, of donatiestop.
Uiteraard worden de persoonsgegevens op verzoek onmiddellijk verwijderd bij beëindiging van het donateurschap.

Junior donateurs
Tegen een bescheiden bijdrage, momenteel 6,81 euro per jaar, kunnen kinderen van 5 tot 15 jaar lid worden van onze juniorclub “De Brookies”. Tweemaal per jaar zenden wij onze Brookies een verkorte en aangepaste versie van onze nieuwsbrief; daarbij voegen wij een overschrijfformulier voor de jaarbijdrage. Bij aanmelding laten we de kinderen weten dat ze voor het lidmaatschap de toestemming moeten vragen aan hun ouders of voogd, hetgeen ook duidelijk vermeld staat op het overschrijfformulier.
Voor het opslaan en het bewerken van de persoonsgegevens en voor de beëindiging van het lidmaatschap van de Brookies hanteren wij hetzelfde beleid als voor ons donateursbestand.

Met bovenstaande verklaring willen wij overzichtelijk vastleggen over welke persoonsgegevens wij in ons donateursbestand beschikken, hoe we daar gebruik van maken in het kader van onze fondsenwerving en administratie, en met welke maatregelen wij de persoonsgegevens beschermen.

Terug